Om lag 100 medarbeidere ved byrådsavdelingene har bidratt til å definere alle prosessene, saksbehandlingsflyten og informasjonsinnhentingen som de i dag tar del i. Mange forbedringer er foreslått, og deltakerne i arbeidsgruppene har formulert hvordan de ønsker seg fremtidens arbeidsflate.

 Prosjektgruppen SKOP holder i mange tråder. Likevel har tidsskjemaet holdt i den første av i alt tre etapper mot det endelige målet.

 - Vi skynder oss langsomt, sier en stadig entusiastisk prosjektleder Terje D. Sætervik .

 Personlige arbeidsflater

Både ledere, saksbehandlere og støtteapparat har deltatt på SKOP-verkstedene som vært holdt det siste halvåret. Deltakerne har beskrevet hvordan en typisk arbeidsdag ser ut, hvilke informasjonskilder de bruker i dag og de har konstruert sin egen drømmearbeidsflate.

 Dette gjorde de uten å begrave seg i teknikken. Dataskjermene ble erstattet med korktavler som man satte papirlapper på.

 Målet har vært både å finne likheter i arbeidsmåte hos de forskjellige gruppene, og samtidig gi rom for personlig arbeidsstil.

 - Når du slår på dataskjermen om morgenen, skal du få et åpningsbilde som er konstruert omtrent som forsiden på en avis du liker å lese. Den viktige informasjonen skal fremheves, og nyansene i viktighetsgrad skal gjenspeiles, forklarer Terje.

 Han håper at den brede deltakelsen skal gi SKOP en god forankring hos brukerne.

 Kunnskap på boks

I alle store organisasjoner finnes mye kunnskap spredt omkring hos enkeltpersoner. All denne kunnskapen er ikke alltid tilgjengelig for andre medarbeidere når de trenger den. Med voksende informasjonsmengder, nye rutiner og strengere krav til effektivitet, blir det stadig viktigere å ta vare på og systematisere denne kunnskapen.

 - Oppbygging av et kunnskapsarkiv er en viktig del av SKOP. I arkivet skal saksbehandlerne finne utvalgte eksempelsaker eller pekere til relevante dokumenter. Eksempelsakene skal være kvalitetssikret i fagmiljøene. De som får ansvaret for dette, vi kan kalle dem kunnskapsrøktere, skal være på utkikk etter stadig nye dokumenter som kan supplere kunnskapsarkivet, forteller Terje.

 Kunnskapsarkivet skal fungere til en viss grad automatisk, det vil si at relevant kunnskap vil dukke opp på skjermen idet du kommer til et nytt trinn i saksbehandlingen. Dessuten skal du kunne søke manuelt etter kunnskap innen de ulike saksområder.

 - Det er ikke noe poeng å distribuere all kunnskap til alle. Derimot vil vi inspirere folk med spesialkunnskap til å opprette nettverk der de kommuniserer med hverandre. Vi håper at de er så stolte av kunnskapen sin at de vil dele den med andre gjennom kunnskapsarkivet og i nettverk.

 Kunnskapsarkivet skal også vise vei til Lovdata, veiledninger på intranettet, erfaringsnotater, foredrag, strategidokumenter og lignende informasjonskilder som du i dag må oppsøke på forskjellige steder, eller som nå kanskje ligger bortgjemt i skuffer og skap.

 - Men for all del, dette skal være støtte, det skal ikke overta arbeidet til saksbehandleren, sier Terje D. Sætervik .

 Fra stafett til parallellkjøring

Medarbeiderne som har deltatt på SKOP-verkstedene, har tegnet arbeidsflyten på sine saksområder, steg for steg. 15 prosesser som er i bruk i de fleste avdelinger, er kartlagt.

- Mange ideer kom frem i denne kartleggingen. Neste skritt blir å forbedre prosessene.. Noen av disse forbedringene kunne for så vidt gjennomføres uavhengig av SKOP, men vi har valgt å gå grundig inn i dette nå, sier Terje.

 Et stort fremskritt ved overgangen fra papirbasert til elektronisk saksbehandling er at papirdokumentet som stafettpinne forsvinner. I stedet for å stå på vekslingsstedet og vente på at dokumentet skal dukke opp, skal saksbehandlere kunne jobbe parallelt på samme sak.

 Originaldokumentet ligger der i elektronisk form, og hver og en går inn og gjør sin del av saksbehandlingen. Etterpå kan du lese en logg over alt som er gjort i saken, hvem som utførte handlingene og når handlingene ble utført.

 Prosess- og kunnskapskode

Koplingen mellom prosess og informasjonsbehov er blant de mange praktiske spørsmål som må løses. I fremtiden vil alle nye saker få en prosesskode og en kunnskapskode før saksbehandlingen begynner.

 Denne kodingen skal sørge for at saksbehandleren får relevant kunnskapsstøtte på alle stadier i arbeidet.

 Unødvendige signaturer?

I dag benyttes signatur på mange dokumenter som strengt tatt ikke må signeres. Det skyldes sedvane, og mottakerne av kommunale dokumenter er blitt vant til å få det slik.

 Signaturen kan ha flere funksjoner. Den har med mottakers tillit å gjøre. Internt kan signaturen markere hvem som har kvalitetssikret dokumentet. SKOP vil tilby et rikere sett med informasjon om hva som har skjedd i en sak enn det som en signatur kan fortelle.

 - En århundrelang tradisjon kan ikke avvikles på en dag. Vi må utfordre tankegangen, og være tålmodige. En av utfordringene er å bli enige om hvilke dokumenter som kan sendes ut uten signatur, før vi går videre og innfører elektronisk signatur.

 "Bla i laptopen"?

Et spørsmål som stadig stilles, er hvordan man skal finne bakgrunnsinformasjon på møter når alt blir elektronisk. Skal for eksempel politikerne sitte i bystyresalen og "bla i laptopen"?

 - Dette handler om hvordan informasjon presenteres. Vi skal ikke overføre papirformen til skjerm, like lite som radioprogrammer ble overført til TV den gangen fjernsynet kom, sier Terje. I dag er informasjon knyttet til papiret. Presentasjonen er tilpasset A4-formatet. Skal vi i møte vil det fortsatt være naturlig å ta en utskrift av de dokumentene som er aktuelle.

 Internettets world-wide-web-teknologi har imidlertid gitt oss alle et naturlig forhold til hyperkoblinger. Alle er blitt fortrolige med at et klikk på en lenke kan føre oss til relevant informasjon.

 - I løpet av de nærmeste årene vil det være naturlig å frikoble seg fra papiret og la nettleseren presentere både saksfremstilling og møteprotokoll. Om noen år vil det være like naturlig å navigere i elektroniske sakspapirer som i papirbunken.

 Han tror imidlertid at Oslo kommunes bidrag til tømmerhogsten vil bli redusert noe, i forhold til de 45.000 brevene som nå flyter inn og ut av byrådsavdelingene hvert år. For ikke å snakke om de millioner av kopier som tas hvert år.

 - Erfaring fra andre steder viser at overgang til elektroniske system reduserer papirbruken til 60 prosent av hva det var før, sier Terje.

 Ikke helt papirløst

Blant annet vil papirdokumenter i vanskelig håndterbare formater bestå en god stund, for eksempel kartbilag. Dessuten foretrekker mange ansatte å lese informasjon på papir fremfor skjerm. De skal fortsatt få ta utskrifter, bare de husker at disse kun blir arbeidskopier, forsikrer prosjektlederen forståelsesfullt.

 Han ser at det kan bli behov for hustrykkerier også i fremtiden, fordi det er bedre med sentralisert papirproduksjon enn at hver enkelt kjører ut hver sin kopi av store mengder ark på skrivere og kopimaskiner. Ikke alle trenger alt og mange kan være selektive og bare ta ut de delene av dokumentet som de trenger.

 - Jeg vil si det slik: Det papirløse kontor er utsatt - ennå en stund, sier prosjektlederen i SKOP, Terje D. Sætervik .

(Publisert som internt nyhetsbrev 05.09.2003)

SKOP er nominert til
Rosings eNorge-pris