- For fem-seks år siden var knowledge management et av de store moteordene. Mange kastet seg over den nye trenden, uten at de fikk den store gevinsten av det. Kanskje skyldtes det at aktiviteten var for teknologidrevet. Nå er interessen sakte men sikkert på vei oppover igjen, forteller prosjektmedarbeider Kristin Halvorsen .

 Kristin har et særskilt ansvar for kunnskapsledelse i SKOP, der det populært kalles kunnskapsrøkt.

 Kunnskap som ferskvare

- Kunnskap oppstår ikke før du har en person inne i bildet, forklarer Kristin og tegner en pyramide.

 Nederst i kunnskapspyramiden ligger data. Når data bearbeides, blir det informasjon. Først når informasjon koples sammen med personlig erfaring, refleksjon og tolkning, med andre ord settes i en kontekst, oppstår kunnskap.

 - Mange snakker derfor om kunnskap som ferskvare, sier Kristin.

 Taus og eksplisitt kunnskap

Kunnskap kan deles i to kategorier - taus og eksplisitt. Taus kunnskap er den du har i hodet og som ikke uten videre kan formidles videre. For å dele denne kunnskapen med andre, må du uttrykke den på en slik måte at andre kan ta den til seg.

 - Idet du skriver et dokument eller et erfaringsnotat, gjør du om taus kunnskap til informasjon. Denne informasjon kan hos den som leser dokumentet, bli til ny kunnskap, sier Kristin.

 Utfordringen i en organisasjon er å få en god sirkel der kunnskap deles og videreutvikles gjennom dynamisk samhandling. Moderne teknologi åpner for nye muligheter på dette felt. I SKOP planlegges for eksempel en kunnskapsportal.

 - Vi kan publisere en slags "hvem vet hva" hvor du kan slå opp på stikkord. Vi kan også tenke oss samhandling i virtuelle arbeidsrom og via direktemelding (chat). I hvert fall kan kontakt knyttes via direktemelding på nettet.

 Mange nye muligheter

Teknologien kan bidra til kunnskapsrøkt på mange nye måter. Når du begynner å skrive et dokument, kan systemet fange opp stikkord og presentere for deg relevante dokumenter eller ressurser. Systemet kan dessuten registrere deg som ressursperson for andre som kan ha nytte av dine erfaringer.

 - Svært mye skjer på denne fronten. Vi får bedre tekstbehandlingsverktøy, multimedier og nye måter å uttrykke kunnskap på. Kunnskapsdatabaser åpner for nye muligheter til å kombinere kilder. Datavarehus kan for eksempel trekke ut informasjon fra ulike kilder som kan danne grunnlag for analyser. Nyttige lenker popper opp på skjermen mens du jobber.

 Hva som blir kunnskap, avhenger imidlertid av mottakeren, understreker Kristin. Kunnskap er ikke noe du kan motta passivt.

 Sette av tid

Kunnskapsledelse er å sette i system en del aktiviteter og prosesser som ikke var organiserte før. Til det må det settes av tid.

 - De som sitter på kunnskap, må få anledning til å eksternalisere sin kunnskap via erfaringsnotater. Det er viktig å organisere slik at dette skjer. Kanskje bør det belønnes, sier Kristin.

 En del kunnskap overføres greit gjennom sosialisering. De fleste svarer når de blir spurt om noe. Noen ressurspersoner blir imidlertid rent ned av spørsmål, og da blir det et problem for dem.

 - Hvis du får ti spørsmål i uken om samme tema, kan du skrive et erfaringsnotat som reduserer antallet spørsmål til deg.

 Dessuten kan organisasjonen gjennom nettverksbygging sørge for at kunnskap blir lettere tilgjengelig for den enkelte, for eksempel ekspertise innen ulike fagområder.

 Sterkere i team

Sakene som behandles i byrådsavdelingene blir stadig mer komplekse. Det setter større krav til tverrfaglighet. Ofte arbeider et helt team av saksbehandlere der én person tidligere gjorde hele jobben.

 - Vi har forskjellige former for kunnskap: Human, sosial og strukturell kunnskap. Når folk jobber sammen i team, får de i tillegg en sosial teamkunnskap som er større enn summen av kunnskapen til medlemmene av gruppen, forklarer Kristin.

 SKOP skal inspirere til og tilrettelegge for økt teamarbeid gjennom SKOP-skolen. Hvordan dette skal organiseres, blir imidlertid opp til ledere og medarbeidere.

 Kunnskapsarkiv

SKOP skal ha ansvar for kunnskapsarkivet, der alle skal kunne finne riktig informasjon på rett måte til rett tid.

- Avdelingene og seksjonene er flinke til å dele kunnskap internt, men ikke så gode til å dele seg imellom. Ved å etablere et godt kunnskapsarkiv, blir vi mindre sårbare ved omorganiseringer og når folk skifter jobb. Kunnskapsbasen til mange ligger i epostkassen. Når de drar, blir den borte, og dette må vi forhindre.

 Kunnskapsarkiv skal opprettes både for den enkelte avdeling og seksjon, og felles for alle byrådsavdelingene.

 - Vi har valgt først å ta tak i prosesser som går på tvers. I den neste fasen skal avdelingene og seksjonene ta over stafettpinnen og analysere prosessene hos seg selv. Utfordringen er å forhindre vanntette skott, sier Kristin.

 Mye av dette arbeidet befinner seg ennå på skissestadiet. Kanskje vil etablering av nye områder i kunnskapsarkivet bli tema for uformelle samlinger, for eksempel i fredagsforum en gang i måneden.

 Sunn skepsis

Prosjektet har nå kommet langt i å kartlegge prosessene og kunnskapene som skal inn i SKOP. Dessuten er det i samarbeid med mange ansatte skissert arbeidsflater som gir best mulig tilgang til som trengs i det daglige arbeidet.

 - Vi sitter på et godt grunnlag om den enkeltes behov for kunnskap, men de må selv avgjøre om det blir kunnskap ut av det.

 Kristin syns folk virker ivrige etter å få et nytt system som skal være til støtte i saksbehandlingen. Samtidig møter hun det hun kaller en sunn skepsis overfor det nye.

 - I SKOP vil det dukke opp lenker til ting som du ikke ante var nyttige, men la deg ikke skremme av det. Du lærer lettere når du ikke er redd for å feile, sier Kristin Halvorsen .

SKOP er nominert til
Rosings eNorge-pris