Regelverket legger ikke vesentlige hindringer for den elektroniske dokumenthåndteringen som SKOP bygger på. På enkelte områder er det imidlertid fornuftig å etablere mellomløsninger, blant annet fordi det mangler infrastruktur for elektronisk signatur, forteller Øyvind A. Andersen, som er delprosjektleder for DiaSKOP.

 Det statlige eRegelprosjektet, som pågikk fra 1999 til 2000 hadde som mål å fjerne juridiske hindringer i lover og forskrifter slik at elektronisk kommunikasjon i stor grad skulle kunne sidestilles med tradisjonell skriftlig kommunikasjon. Prosjektet ble oppsummert som vellykket. Likevel er det mange detaljer omkring kravet til skriftlighet og underskrift som må avklares i forbindelse med innføringen av SKOP og elektronisk arkiv.

 Øyvind Andersen, som er arkivleder for byrådsavdelingene, har brukt mye tid på å sette seg inn i regelverket som ligger til grunn for elektronisk kommunikasjon i offentlig forvaltning.

 - Skriftlighetsbegrepet er gjort teknologiuavhengig, men det er problemstillinger rundt håndtering av underskrift og manglende infrastruktur for elektroniske signaturer som gjør det nødvendig med mellomløsninger i en periode fremover, sier Andersen.

 Kravet til underskrift

Det eksisterer få lovbestemte krav om underskrift. Det kan derfor synes som en naturlig løsning at en del dokumenterer arkiveres og sendes uten skriftlig signatur.

 - Underskrift er en innarbeidet praksis som har flere funksjoner, blant annet i forhold til å verifisere dokumentets gyldighet. Når vi ikke har elektroniske signaturer, må vi legge opp rutiner som skaper tillit til dokumentet på en annen måte, sier han.

 I mange tilfeller vil det være tilstrekkelig å sette navn på ansvarlig leder og saksbehandler. Videre må det klart fremgå at dokumentet er behandlet og godkjent slik at det ikke forveksles med tidligere utkast av dokumentet. I tillegg må det etablereres rutiner for utsending av elektroniske dokumenter slik at man sikrer at rett versjon formidles til mottaker.

 Fortsatt noen papirarkiv

- Papirarkiveringen som vi utfører i dag, er veldig ressurskrevende. Innføringen av SKOP og elektronisk arkiv vil bety en stor effektivisering av dette arbeidet, sier Andersen.

 På enkelte områder anbefaler han at papirdokumenter fortsatt arkiveres.

I henhold til lovverket kan inngående papirdokumenter makuleres etter innskanning så lenge ikke lovbestemte krav eller andre hensyn tilsier annet. Andersen foreslår likevel at disse dokumentene oppbevares inntil videre. Den fysiske arkiveringen vil foregå på en annen måte enn det som gjøres i dag, slik at det er mulig å hente ut effektiviseringsgevinster i den tidkrevende arkiveringsprosessen.

 Av utgående dokumenter er det i utgangspunktet tilstrekkelig å papirarkivere dokumenter hvor kravet til håndskrevet underskrift fremdeles eksisterer i lover og forskrifter. 

 For interne dokumenter eksisterer få lovbestemte formkrav som utløser arkivering i papirform. Andersen foreslår derfor at interne dokumenter mellom og i byrådsavdelingene utelukkende arkiveres i elektronisk form.

 Når det gjelder er avtaler, kontrakter og lignende dokumenter bør disse inntil videre også arkiveres både i papir- og elektronisk form.

 Elektronisk kommunikasjon

Det er i utgangspunktet åpnet for elektronisk kommunikasjon. Det eksisterer allikevel krav til fremgangsmåten denne kommunikasjonen skal foregå på. Disse kravene går spesielt frem av forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Bl.a. stiles det krav om sikring av konfidensialitet og hvilken fremgangsmåte som skal benyttes ved underretning om enkeltvedtak.

 - Sikkerheten til dokumentbæreren (for tiden e-postsystemet) er avgjørende for i hvilken grad elektronisk kommunikasjon kan benyttes. Det kan være forskjeller i det som sendes internt i kommunen og det som sendes til eksterne parter eller privatpersoner. Spesielt må man være varsom når dokumentet innholder taushetsbelagte opplysninger eller har et innhold som kan være til skade eller ulempe for kommunen eller privatpersoner om det skulle komme på avveie.

Det er likevel ingen grunn til å ha strengere rutiner for elektronisk dokumenthåndtering enn det som i dag gjelder for papirdokumenter, sier Andersen.

 Andersen foreslår videre at det lages en instruks for elektronisk dokumenthåndtering internt i byrådsavdelingene. Dette er for øvrig bl.a. i samsvar med forskriftene til arkivloven og kommunens instruks for elektronisk dokumenthåndtering.

  Effektivisering

Med dagens system skjer arkivering når saken er ferdigbehandlet og sendt til arkivet for arkivering. I et elektronisk arkiv skjer arkivering i det øyeblikket dokumentet er skannet eller ferdigstill i avdelingene. Når de elektroniske dokumentene er skannet i arkivet, vil de samtidig kunne hentes frem i byrådsavdelingen. Man sparer således mye tid bare på formidling av journalførte dokumenter fra arkivet til byrådsavdelingene.

 Når det gjelder journalpliktig e-post som mottas direkte hos saksbehandlere, er rutinen i dag slik at disse meldingene skal videresendes til arkivet for journalføring. Dette gjøres enten ved at de skrives ut og sendes med internposten til arkivet, eller at de videreformidles til byrådsavdelingenes e-postmottak. Ved innføring av SKOP-systemet og ny versjon av DocuLive, vil det være funksjoner som gjør det mulig for saksbehandler å foreta en midlertidig registrering av disse e-postmeldingene direkte fra e-postsystemet. De midlertidige registreringene hentes videre opp av arkivet som foretar den endelige journalvurderingen av e-postmeldingen.

- I dag brukes mer tid enn det vi er klar over til å lete etter dokumenter. En stor fordel med elektronisk arkiv er at alle dokumenter som er skannet eller produsert i systemet alltid vil være tilgjengelig og kunne hentes frem ved behov. Forutsetningen at man har den rette tilgangen.

 Her kan vi spare mye tid, sier Øyvind A. Andersen .

SKOP er nominert til
Rosings eNorge-pris